Você quer trabalhar menos e entregar mais? Quer usar menos recursos e gerar mais resultados?

Economistas, como eu, definiriam este fenômeno, trabalhar menos gerando mais resultados, como aumento da produtividade. O que significa ter mais produção ou entrega, dividido por menos recursos (que podem ser por exemplo tempo ou dinheiro, que aliás, costumam andar bem próximos).

A real questão que embasa esse artigo, não é se as pessoas querem entregar mais trabalhando menos, mas sim, como podemos fazer isso? Pois arrisco dizer que a resposta à pergunta do título, para 99% das pessoas que conheço, e para as que não conheço, é SIM!Então, como então ser mais produtivo? Mais eficiente?

Saber onde queremos chegar é o primeiro passo para entregar resultados

Divido com vocês um conceito. Podemos chamar de ferramenta, de abordagem à resolução de problemas, de princípio, enfim, a classificação não importa. O que realmente importa aqui, é você aprender uma forma de ser mais eficiente.

Este é um conceito, até bastante conhecido “de nome”, extremamente poderoso, mas ainda muito pouco praticado. Estou falando do Princípio de Pareto, ou do Princípio 80/20.

Começo com alguns dados interessantes, para aguçar a sua curiosidade sobre o conceito:

• Estudos mostram que menos de 1% das palavras disponíveis são utilizadas em 80% do tempo.
• 5% das famílias americanas detêm aproximadamente 75% das ações vendidas para pessoas físicas.
• Na indústria cinematográfica, 1,3% dos filmes geraram 98,7% de toda a receita, segundo estudo dos economistas Art de Vany e David Walls.
• Entre cada 1.000 reclamações de clientes, cerca de 800 podem ser eliminadas com a correção de somente 20 das causas.
• 20% dos produtos geralmente são responsáveis por 80% do montante das vendas, e, portanto, correspondem a 20% dos consumidores. 

Quem se interessar em ter mais desses dados interessantes, e inicialmente surpreendentes, recomendo o livro O Princípio 80/20, do autor Richard Koch.

O que é o Princípio de Pareto

Este não é um conceito recente, apesar de ainda surpreender as pessoas. Foi descoberto em 1897, quando o economista italiano Vilfredo Pareto percebeu que 20% da população desfrutava de 80% da riqueza na Inglaterra. 

Quanto mais ele pesquisou, mais descobriu padrões similares não apenas relacionados à distribuição de renda em vários países, mas igualmente ligados às mais diversas variáveis. 

Gostemos ou não, o mundo real costuma ser bastante assimétrico. Então precisamos, ter isso em mente 100% do tempo, para entregarmos o máximo de resultados, com o mínimo de recursos.

Trazendo isso para o universo da gestão com resultados, o que o Princípio de Pareto afirma é que: 20% dos clientes ou funcionários são realmente responsáveis por 80% dos lucros.

Agora que você já entendeu que pode gerar 80% dos seus resultados com apenas 20% dos seus recursos, te faço outra pergunta:Quer multiplicar seus resultados de maneira exponencial?

Simples, basta focar nos 20% dos produtos de maior sucesso da sua carteira, contratar mais pessoas com o mesmo perfil que os 20% melhores funcionários ou focar mais nos maravilhosos clientes que nos trazem 20% dos seus lucros e vender ainda mais para eles!

Como trabalhar menos e ser mais produtivo?

Um dos segredos dos empreendedores de sucesso é realocar os recursos dos usos improdutivos (a turma dos 80%) para os produtivos (os 20%).

Uma análise realizada pela Corning, evidencia a assimetria gritante que acontece no mundo dos negócios: 50% dos clientes de uma empresa e dos seus produtos representam apenas 5% dos lucros! Mas, temos a tendência natural de distribuirmos o nosso tempo e dedicação “igualmente”.

Vou dar o exemplo de um típico vendedor externo: se ele tem 20 clientes e consegue visitar um cliente por dia, normalmente ele visita cada um dos seus clientes uma vez por mês. O que significa que em 50% do tempo dele, ele está ajudando a contribuir para apenas 5% dos lucros da empresa. Tristemente, ele dedica apenas 20% do tempo das suas visitas aos clientes que irão lhe entregar 80% das vendas/lucros. Não faria mais sentido dedicar muito mais tempo (visitas em quantidade e qualidade) ao relacionamento com este grupo de clientes, para “blindá-los” da concorrência?

A verdadeira chave é oferecer serviços surpreendentes, muito acima da obrigação e dos padrões dominantes no setor para os clientes certos. Isso pode ter um custo no curto prazo, mas valerá a pena no longo prazo.

Ofereça exclusividade

Outro ponto importante para fazer uso do Princípio 80/20 é dedicar tempo e recursos para desenhar produtos e serviços para 20% dos seus principais clientes, criando algo exclusivo para esse grupo.

Para aumentar a sua participação de mercado, tente, acima de tudo, vender mais para os clientes-chave já existentes, fazendo novas ofertas para clientes já fiéis. Você vai precisar ensinar a sua força de vendas a classificar os clientes por vendas e lucratividade.

Agora vamos pensar em um outro exemplo, desta vez em um executivo que trabalha na área de supply chain e compras. Se 50% dos produtos agregam apenas 5% dos lucros… será mesmo necessários tê-los no portfólio? Quanto a empresa reduziria em despesas e complexidade ao eliminar estes produtos?

É evidente que em alguns (raríssimos) casos, talvez faça sentido manter alguns destes produtos no portfólio devido à uma questão estratégica. Mas eu seria bastante rigoroso na análise do quanto estas questões estratégicas estão realmente contribuindo para o valor das empresas.

O desperdício se desenvolve na complexidade; a eficácia exige simplicidade.

Tive a sorte de ter como líder um homem sábio que dizia ao nosso time de marketing e desenvolvimento de produtos, com certa ironia: 

“vocês têm toda a liberdade para desenvolver e lançar todos os modelos, tipos e versões que vocês acreditarem que tenham potencial… desde que, no momento do lançamento deste novo produto, retirem simultaneamente um outro do nosso portfólio”.

Não sei se ele aprendeu isso através de estudos, experiência ou intuição. Mas ele definitivamente aplicava com maestria o Princípio 80/20. Normalmente, na vida e nos negócios, as causas, os fatores e os esforços dividem-se em duas categorias:

• a grande maioria, que tem baixo impacto;
• a pequena minoria, que tem alto impacto.

Então para multiplicar a sua produtividade, foque o seu tempo e dedicação às atividades que irão trazer o máximo de valor. E aqui vem a parte mais difícil: elimine todas aquelas tarefas, que sempre fizemos por hábito e que entregam muito pouco valor ao nosso trabalho e negócio.

Quando eu era executivo, procurava delegar e terceirizar o máximo possível. Focar apenas naquelas atividades que trariam o máximo de retorno possível. 

Atualmente, quando inicio um processo de consultoria, normalmente o faço através de uma “anamnese” do cliente, neste caso, da empresa. Ou seja, através de perguntas, procuro entender quais são as maiores “dores” dos meus clientes e objetivos, antes de iniciarmos juntos o plano de trabalho. Já consciente de que 80% dos resultados disponíveis estarão concentrados em 20% das questões importantes.

Como aplicar o Princípio de Pareto nos negócios

Uma das ações que eu normalmente realizo em uma consultoria, por exemplo, é a redução do número de metas e indicadores para apenas os 20% mais relevantes. Quando aplicado aos negócios, o Princípio 80/20 tem um lema: gerar a maior quantidade de dinheiro com o menor investimento de ativos e esforços.

Para finalizar, deixo algumas dicas para sua empresa gastar menos recursos e gerar mais resultados. Comece identificando quais são os segmentos dos negócios que estão alcançando os maiores retornos, quais estão apenas cumprindo as rotinas e quais são um desastre:

1. Por produto ou grupo/tipo de produto;
2. Por cliente ou por grupo de cliente;
3. Por área geográfica por canal de distribuição.

A segmentação é a chave para compreender e alavancar a lucratividade! Os empreendedores mais bem-sucedidos normalmente vendem uma gama menor de produtos, para menos consumidores e têm também menos fornecedores. Tendem a desenvolver relacionamentos de longo prazo e de qualidade.

E você, como está alocando o seu ativo mais precioso, o tempo? Tem dedicado 80% do seu tempo a 20% das tarefas de maior valor agregado? Aos clientes e produtos mais lucrativos? Faça uma autorreflexão e não deixe de compartilhar comigo suas experiências, no espaço de comentários deste post. 

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