Por que você nunca deve parar de melhorar os processos da sua empresa

Se tem um tema que muitos empreendedores e gestores têm a tendência a evitar…. é a gestão de processos! Empresas de sucesso e alta lucratividade, estão sempre procurando maneiras de melhorar seus processos e, assim, tornarem-se mais eficientes. Mas, não existe um destino e, portanto, nenhum negócio deveria parar de melhorar os processos empresariais. Por que então este tema não é prioridade na agenda dos executivos?

A minha suspeita, baseada em décadas de experiência, é que existe uma percepção equivocada de que processo remete a burocracia, a negócios lentos e “engessados”. Tal visão não poderia estar mais distante da realidade. Ótimos processos permitem rapidez e eficiência. Em português claro: mais grana no bolso.

Excelentes processos não substituem ótimas pessoas, mas as complementam. E de certa forma “blindam” o desempenho, mesmo quando a empresa perde talentos.

E não há razão para não fazer melhorias. O avanço da tecnologia facilita essa missão e cria novas oportunidades de eficiência a todo momento. Ou seja, o que pode ter sido a melhor maneira de fazer algo ontem, talvez não funcione tão bem hoje.

Além disso, à medida que as empresas crescem, suas necessidades mudam e novos desafios surgem. Por isso que examinar e atualizar continuamente seus processos te deixa à frente da concorrência e evita problemas no caminho. Mesmo as pequenas melhorias podem fazer total diferença no desempenho geral da sua empresa.

Sendo assim, meu caro leitor, confira as informações que preparei para este artigo e não perca tempo para colocar tudo em prática o mais rápido que puder.

🔸 LEIA TAMBÉM: Processos e pessoas são essenciais para qualquer negócio

Melhorar os processos da sua empresa é uma jornada e não um destino

Como eu disse logo no início do texto, não há uma parada final quando se trata de melhorar os processos internos da sua empresa. Seu objetivo deve ser tornar tudo tão eficiente quanto possível e então continuar trabalhando nisso. Não espere um problema surgir para começar a procurar soluções! Esteja sempre atento a novas oportunidades para agilizar suas operações.

Busco novamente no Japão um conceito (talvez uma filosofia) que nos ajuda a melhorar continuamente, seja na gestão de empresas, seja na nossa vida pessoal: o Kaizen. A tradução que mais gosto é “mudança para melhorar”. Aqui ressalto tanto a noção da mudança – afinal os negócios mudam constantemente e isto não é ruim – quanto o verbo melhorar. Ou seja, a ideia de melhoria contínua.

Citando novamente as oportunidades tecnológicas, aproveite os novos desenvolvimentos de software e os implemente em seu negócio. O objetivo é tornar as coisas mais fáceis e eficientes tanto para você quanto para seus colaboradores, fornecedores e parceiros. Para isso, mantenha a mente aberta e esteja disposto a mudar a maneira como você faz as coisas.

Mas, como melhorar os processos na prática?

Comece organizando sua casa – tudo funciona melhor de dentro para fora. Imagine que você seja desafiado a agilizar o trabalho em sua área. O que você faria?

Uma das soluções é mudar a maneira como algumas tarefas são realizadas. Isto pode criar resistência entre os colaboradores que estão acostumados à velha “maneira como as coisas sempre foram feitas por aqui”. Mas, as mudanças são essenciais para as empresas que querem crescer e se tornar mais eficientes. Portanto, você, como gestor, deve despertar esse “espírito da mudança” no seu time.

Nesses casos, o que eu sempre recomendo é que você explique as razões para a mudança, principalmente àqueles que serão diretamente afetados. Ajude-os a entender que a “nova maneira de fazer as coisas” não é apenas melhor para a empresa, mas também para eles, viabilizando desenvolvimento profissional. E, se possível, ofereça algum tipo de treinamento para que possam aprender os novos métodos e se sentir confiantes ao usá-los.

Além disso, como eu sempre defendo, é essencial que você converse regularmente com seus colaboradores. Dê atenção especial à comunicação, não apenas sobre mudanças, mas qualquer outro assunto relevante ao negócio.

Desta maneira, você demonstra seu compromisso com a melhoria de processos e sua preocupação em fazer com que cada colaborador seja realmente uma peça importante para o negócio. Isto evita qualquer rumor ou especulação que possa surgir, aumenta sua credibilidade como gestor e, como líder, mostra que você valoriza as opiniões de cada um.

Finalmente, também é importante que você tenha todos a bordo com os novos processos. As primeiras melhorias serão um tanto difíceis, já que é necessário estimular que todos saiam da zona de conforto. Mas, depois disso, basta implementar uma cultura de melhoria contínua, assim todos se sentirão responsáveis por manter as coisas funcionando, sem falhas e ganhando dinheiro.

Sua empresa mais eficiente e ganhando dinheiro

Arrisco a dizer que o melhor benefício da eficiência em qualquer negócio é conseguir aumentar sua lucratividade e fortalecer sua presença no mercado em que atua.

Afinal de contas, uma empresa que investe em melhoria contínua é competitiva e está sempre procurando maneiras de executar a melhor estratégia empresarial: gestão com resultados. Assim, é possível atrair colaboradores mais qualificados e estabelecer relacionamentos fortes e duradouros com seus parceiros.

Tudo isso se reflete positivamente no seu caixa! Veja só algumas das possibilidades de ganhar dinheiro na sua empresa, ao melhorar os processos internos e externos:

1. Reduz o tempo que os colaboradores gastam em tarefas.
2. Diminui erros e desperdício nos processos logísticos e de produção.
3. Melhora a qualidade das informações compartilhadas entre os departamentos da empresa.
4. Melhora o atendimento e aumenta a satisfação geral e retenção dos clientes.
5. Reduz os custos de manutenção com o uso de tecnologia avançada.

Citei apenas cinco, mas há muitas outras maneiras de ganhar dinheiro melhorando os processos da empresa. Então, comece já a trabalhar nisso para ganhar destaque no mercado e ficar à frente da concorrência.

Não esqueça que melhorar processos te deixa à frente da concorrência

Você sabe como o mercado é dinâmico e vive em constante mudança. É por isso que as empresas que não se adaptam com rapidez suficiente ficam para trás. O exemplo mais conhecido é provavelmente o da Nokia (você se lembra dela?), que não investiu no mercado de smartphones e foi rapidamente superada por seus concorrentes.

Mas posso também citar uma história de sucesso nesse quesito. Ainda sobre smartphones, foi quando a Apple lançou o iPhone em 2007 e perturbou completamente o mercado. Naquela época, a concorrência não estava preparada para esta mudança e demorou a reagir. Isto permitiu que a Apple assumisse forte liderança no mercado – e conseguiu manter até hoje.

Isso também vale para a sua empresa: se você quiser ficar à frente dos seus “rivais”, precisa estar constantemente melhorando seus processos. Assim, terá agilidade para reagir rapidamente às mudanças do mercado e sempre tirar proveito de novas oportunidades.

Então, agora que você sabe a importância de melhorar os processos nos negócios, é hora de colocar as dicas em prática e veja como sua empresa pode se beneficiar de todas as vantagens de investir em eficiência.

Ah! Antes que eu me esqueça: pratique o kaizen também na sua vida pessoal! E não esqueça de contar sua experiência e opiniões no espaço de comentários.

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